Segítség, nincs HR-esem!!– Avagy mi a megoldás, ha feladat már lenne, de megfelelő munkaerő vagy fedezet nincs.

A HR terület, azaz a munkaerővel kapcsolatos adminisztratív és operatív közvetlen munka különösen szenzitív feladat. Nem csak a vállalati kultúra terjesztésében, a belső folyamatok felügyeletében van szerepe, hanem a jogszabályoknak való megfelelés is az egyik kiemelt területe a HR-es munkakörnek.

A munkaerőállománnyal kapcsolatos feladatok, kötelezettségek és kockázatok igazságtalanok! Igazságtalanok, mert 1 fő munkavállaló esetén is meg kell felelni minden jogszabályi kötelezettségnek. Nincs egy limit, hogy példának okáért 20 fő alkalmazotti létszám alatt egyszerűbb vagy szűkebb körű feladatok lennének. Ha összehasonlítunk egy 10 főt alkalmazó vállalkozást és egy 2 fővel működő vállalkozást , akkor az utóbbiban nem ötödannyi munkaügyi teendő merül fel, mint az előbbiben. A teendők listája és komplexitása más tényezőktől függ – úgymint például a szektor, a munkaidőelszámolás módja, a fluktuáció szintje, a vezetői riportok összetétele stb.. -, de ahogy a felmerülő kiadásoknál vannak fix költségek, amelyek akkor is felmerülnek, ha minimális a vállalat működése, úgy a munkaügyi feladatoknál is van egy minimum – ha úgy tetszik egy „fix költség” – amit akkor is el kell látni, ha alacsony a munkaerőállomány.

Kit nevezünk HR-esnek?

A HR az angol nyelvű Human Resources szóból ered, ami magyarul annyit jelent: Emberi Erőforrások. Ezt régebben munkaügyis vagy személyzetis kollégának hívtuk. Manapság pedig már állandósult magyar jövevényszó lett a rövid HR-es kifejezés.

Értem, de mivel foglalkozik egy HR-es?

Sokan gondolják, hogy a HR-es csak adminisztrál, iratokat kitölt és iktat, ez minden, amiben kimerül a tevékenység. Szeretnénk megjegyezni, hogy ez önmagában is éppen elegendően széles feladat a mai követelmények mellett. Minden hónapban a rutin jellegű feladatok is komoly időráfordítást és figyelmet igényelnek, különösen a bérszámfejtési adatok megfelelő összegyűjtése rendszerezése és továbbítása.

A feladatok listája azonban ennél sokkal bővebb. Először is ritkán lehet futószalagon teljesíteni a munkaerőfelvétel szerződéses hátterét, de kiléptetés esetén különösen igaz, hogy kiemelt figyelem kell és nem szabad rutinból dolgozni. Mindemellett a HR-es a szócső a vezetés és a munkavállalók között, valaki, aki közvetíti a célokat, értékeket fentről le, illetve közvetíti a visszajelzéseket, eredményeket és kihívásokat lentről felfelé a management részére. Őrködik a vállalat belső kultúrája felett, intézi a béren kívüli juttatásokat, szervezi a csapatépítőket, menedzseli a belső értékeléseket és visszajelzéseket, szervezi a kötelező oktatásokat és orvosi vizsgálatokat. Mindezeken túl elvárás, hogy tulajdonosi szemmel értékelje a vállalkozás munkaügyi folyamatait, javaslatokkal és stratégiai tervekkel segítse a döntéshozók munkáját. A HR-es munkakör egyszerre követel bizonyos szintű munkajogi tudást, adóügyi ismereteket, jó szervezőképességet, empatikus személyiséget és támogató hozzáállást.

Mikortól van szükség belsős HR munkatársra?

A kérdés a bevezetőben jelzett tények miatt különösen nehéz. Mivel már 1 fő munkavállaló esetén is meg kell felelni minden munkajogi előírásnak, összesíteni kell a havi teljesítményt, órákat, pótlékokat, szabadságot, táppénzt, kiküldetést, cafeteria juttatást, elszámolásra kapott előleget, esetleges kölcsönt, stb… és továbbítani kell a bérszámfejtés számára.

A HR szolgáltatásokban töltött évtizedes tapasztalataink alapján azt mondhatjuk, hogy 60-80 fős munkavállalói állomány esetén már egy teljes munkaidős HR-es munkatárs kell pusztán a rendszeres adminisztratív munka elvégzésére úgy, hogy a teljes munkaidőt kitölti a feladat, nincsenek „üres járatok”. Ez azt jelenti, szűkösen lenne idő továbbképzésre, viszont rendezvényszervezésre, szervezetfejlesztésre, belső értékelésekre, karrier tervekre, esetleges vezetői szintű egyeztetésekre és cégcsoport szintű kapcsolattartásra pedig egyáltalán nem marad idő. Így ha cégcsoport tagjaként működik a vállalkozás, komplex elszámolási és riporting követelményei vannak és emellett még megfelelő munkavállalói élményt is szeretne biztosítani, akkor nyugodt szívvel megszorozhatjuk a szükséges HR-es létszámot kettővel.

Mit lehet tenni, ha a munkavállaló létszám alacsony?

Van megoldás ilyenkor is. Megfelelő áthidaló megoldás lehet egy külső szolgáltatót igénybe venni, aki ellátja a HR-es feladatokat. Hasonlatos az ilyen szolgáltatás például a könyveléshez, vagy bérszámfejtéshez, ahol a vállalkozás nem alkalmaz saját belső könyvelőt vagy bérszámfejtőt, hanem külső szolgáltatót bíz meg. HR szolgáltatás esetén a külső szolgáltató átvállalja HR-es tevékenységeket, olyan mértékben, ahogy a megbízó igényli és ahogy a munkavállalói létszám és komplexitás igényli. Így a külső szolgáltató éppen olyan mértékben vállal részt a munkában, amennyi feladat felmerül, ezért nem kell a megrendelőnek olyan időre tekintettel költséget viselnie, amikor például nem tudna munkát adni egy teljes állású belső HR-es munkatársnak.

Milyen előnyei vannak a HR-es feladatok kiszervezésének?

Mindenekelőtt a feladatokhoz pontosan alkalmazkodó szolgáltatás és költség. A vállalkozásnak nem kell költséget viselnie olyan időszakokra, amikor nincs feladat.

Nem kell teljes állású belső munkatársat alkalmazni, ha a munkamennyiség nem indokolja, és nem kell más munkavállalóra – például a titkárságra – erőltetni a feladatokat, ahol sem kellő szakértelem, és ebből kifolyólag hajlandóság sincs a megfelelő eljárásra.

A kiszervezés kiváló megoldás akkor, ha titoktartás miatt, az adatok bizalmas kezelése okán akarja a vállalkozás házon kívül tartani az ilyen információkat. Mivel a munkavállalókkal kapcsolatos adatok mind szenzitív információk, amelyek kiszivárgása belső feszültséghez és fluktuációhoz vezethet, érdemes lehet külső szolgáltatót megbízni, és így az összevont adatok egyik munkavállaló számára sem elérhetőek, nem úgy, mint egy belső HR-es munkatárs esetén.

Felelősségkorlátozás tekintetében is optimális megoldás, hiszen a kapcsolódó munkaügyi és GDPR megfelelési kockázatot a vállalkozástól a szolgáltató veszi át. A szolgáltató felel azért, hogy a megbízásban szereplő feladatok tekintetében a jogszabályi kötelezettségeknek megfeleljenek az eljárások, és az adattovábbítások mindenben kövessék az EU-s adatvédelmi előírásokat (GDPR).

Összesítve tehát mik a különbségek a belső HR és a kiszervezett HR tevékenységek között?

	Belső HR	Kiszervezett HR
Felelősség(a helyes és időbeli eljárásért)	Munkáltató.	HR szolgáltató.
Költség rugalmasság	A munkáltatás költségei abban az esetben is fennállnak, ha kevesebb feladat van.	A feladatokhoz mérten alakul a szolgáltatás tárgya és díja.
Szakmai háttér	Belső kompetencia.	HR szolgáltató szakmai kompetenciája adótanácsadói és jogászi támogatással.
Adatbiztonság, GDPR	Munkáltató felelős.	Szolgáltató biztosítja a kiszervezett feladatoknál a személyes adatok védelmét.
Bizalmas adatok	Vállalaton belül, a belső HR-es ismer minden bizalmas és szenzitív adatot.	A HR szolgáltató kezeli összesítetten a bizalmas adatokat.

Jelen cikkünkben sorra vettük, milyen megfontolandó pontok vannak, ha belső HR vagy külső HR szolgáltató között kell választanunk. Abban az esetben pedig, ha a vállalat mérete még nem indokolja egy belső HR-es munkatárs felvételét vagy részleg létrehozatalát, úgy a legjobb megoldás egyértelműen a HR szolgáltatás kiszervezése. Sőt! Nagyobb vállalatok esetében is célravezető megoldás HR szolgáltató bevonása, ha a belső HR csapatot kell támogatni, vagy bizonyos adatokat nem szeretne házon belül tartani a vállalkozás.

A Tax&Bell Hungary professzionális HR és adótanácsadó cég, akire bizalommal számíthat, ha HR folyamatait ki szeretné szervezni.

Vegye igénybe ingyenes 30 perces konzultációnkat, amelyben fel tudjuk mérni, mire van valóban igénye Önnek és vállalkozásának, és máris hasznos tanácsokkal szolgálhatunk.

Keressen minket bizalommal: info@taxandbell.hu